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10 beneficios del Gerenciamiento de portafolio de proyectos

By Jorge Luis Rossini posted 07-23-2020 11:14 AM

  

10 beneficios del Gerenciamiento de portafolio de proyectos

El informe del PMI sobre la profesión de gerenciamiento de proyectos afirma que las organizaciones que invierten en prácticas comprobadas de gerenciamiento de proyectos ahorran 28 veces más dinero porque una mayor cantidad de sus iniciativas estratégicas se completan con éxito.

No es de extrañar entonces que la gestión de portafolio de proyectos (PPM) haya surgido como una de las funciones clave de una oficina de gestión de proyectos (PMO) en la última década.

PPM es la disciplina que evalúa proyectos potenciales al considerar los éxitos y riesgos anticipados de cada proyecto y su alineación con la estrategia de la organización.
Veamos algunos de los beneficios que PPM aporta a las organizaciones:

  • Mejora del proceso de selección de proyectos.


PPM hace hincapié en seleccionar el conjunto correcto de proyectos de acuerdo con los objetivos, ejemplo el negocio, el riesgo, la disponibilidad de recursos y otros criterios.

El objetivo de los procesos # 1 a # 5 en el ciclo de vida de PPM es evaluar y seleccionar el proyecto que entregará el máximo valor a la organización.
Mediante el uso de una combinación de técnicas cualitativas y cuantitativas, como los métodos de clasificación, los modelos de scoring y otros métodos heurísticos, PPM garantiza que las decisiones de avance y rechazo se basen con criterios relevantes y bien definidos en lugar de factores ambiguos

 

  1. Mejor vista del panorama general de los proyectos


A menudo, las organizaciones tienden a perder el enfoque en su hoja de ruta a largo plazo, llevados por el caos de solucionar problemas y ejecutar proyectos a corto plazo.

Por ejemplo, los grandes proyectos de infraestructura tardan meses o años en completarse. Durante ese tiempo, muchas cosas podrían cambiar: es posible que las suposiciones al inicio del proyecto ya no sean relevantes, que los recursos disminuyan, y así sucesivamente.

Es posible involucrarse en estos problemas y olvidar el panorama general.


PPM ayuda a poner las cosas en perspectiva y apoya la toma de decisiones difíciles basadas en los objetivos a largo plazo de la empresa. 

  1. Centrarse en el objetivo del negocio


El 37% de los ejecutivos informan que la razón principal del fracaso organizativo es la falta de metas y objetivos claramente definidos como también las las metas e hitos necesarios para medir el progreso.

Si la compañía se desvía por un proyecto, esto puede reflejarse en los rendimientos financieros de la empresa o en una estrategia poco clara.

PPM crea una cultura abierta donde los gerentes pueden hacer preguntas para asegurarse de que el negocio siempre es lo primero. Con objetivos claramente definidos y una estrategia para llegar allí, las organizaciones pueden usar PPM para garantizar que todos los proyectos aprobados satisfagan las necesidades del negocio.

 

  1. Colaboración sobre la competencia.


En grandes empresas, diferentes grupos de proyectos con diferentes objetivos pueden terminar funcionando como unidades competidoras que luchan entre sí por recursos financieros y humanos. Por ejemplo, un grupo puede centrarse en la investigación y el otro en la ejecución de proyectos en curso.

PPM aborda este desafío asegurando la alineación de los proyectos con la estrategia general y utilizando un enfoque meticuloso y estandarizado para evaluar las demandas de las diferentes funciones. También elimina las redundancias en los proyectos y alienta a los gerentes de proyectos a aprovechar los equipos mutuos para un entorno más colaborativo.

 

  1. Uso más eficiente de los recursos.


En una investigación reciente, el 26% de los ejecutivos mencionaron que la limitación y dependencia de los recursos fue un factor en los fracasos del proyecto. La planificación de recursos y la gestión de la demanda pueden ser difíciles. ¿Debería decidir sobre proyectos basados en la disponibilidad de recursos, o contratar / asignar recursos según los proyectos elegidos?

La vista del portafolio permite un enfoque más redondeado. Al considerar la disponibilidad de recursos corporativos desde el principio, al elegir proyectos y luego continuar revisándolos periódicamente, proporciona la claridad para utilizar los recursos de manera óptima y eficiente en todos los proyectos.

 

  1. Datos de rendimiento del proyecto más precisos.


Uno de los principios básicos de la gestión de portafolio es el monitoreo y control continuo.

Las herramientas de PPM ayudan a conectar los datos del portafolio de alto nivel con los indicadores de proyectos en el terreno y evaluar si el desempeño de la cartera es el esperado.

El establecimiento de KPIs de rendimiento y niveles de tolerancia ayuda a identificar tendencias potenciales que podrían tener un impacto negativo en la cartera y, en última instancia, evitar el cumplimiento de los objetivos. La recopilación de métricas en tiempo real permite adaptarse rápidamente a cambios estratégicos o "ambientales".

 

  1. Incremento de entregas oportunas de proyectos.


A pesar de las mejores estimaciones y esfuerzos, la lucha para terminar los proyectos a tiempo es real, ya que los factores imprevistos tienden a influir en los parámetros del proyecto.

Según el informe de PMI de 2017, las organizaciones campeonas completan un promedio del 88% de sus proyectos a tiempo en comparación con los de bajo rendimiento, que solo gestionan un escaso 32%.

También es interesante observar la fuerte correlación entre la finalización oportuna y los costos: los campeones completan el 90% de sus proyectos en el presupuesto, mientras que solo el 25% de los que tienen un bajo rendimiento pueden hacerlo.

Una de las razones atribuidas por el informe, a estas métricas, es que las organizaciones exitosas tienen como objetivo unir la formulación y ejecución de la estrategia, que es uno de los principios básicos de PPM.

 

  1. Disminución del riesgo organizacional.


Si bien la administración del proyecto analiza los riesgos de un proyecto individual, PPM ofrece una visión más integral al analizar el perfil de riesgo versus rendimiento de toda la cartera de proyectos. Esto garantiza que las organizaciones siempre estén preparadas para contingencias con planes de respaldo, estableciendo el marco fundamental para una estrategia de gestión de riesgos de primer nivel.

  1. Toma de decisiones más exacta y oportuna


Los Gerentes de Proyecto tienen toneladas de decisiones que tomar todos los días. Es importante hacer esto bien, ya que una gran decisión podría servir como un punto de inflexión en la historia de su organización:

¿esta importante inversión transforma el negocio o, en última instancia, lo lleva a una desestabilización del precio de las acciones?

 Las decisiones innovadoras solo se pueden tomar cuando están respaldadas por datos precisos y objetivos.

La administración del portafolio cuestiona constantemente el status quo y fomenta el uso de soluciones centradas en los datos, lo que permite a los Gerentes tomar las decisiones correctas.

 

  1. Incrementar el ROI


En última instancia, el objetivo de cualquier organización es lograr mayores rendimientos, generalmente financieros, pero también puede centrarse en las operaciones, el servicio o el cumplimiento normativo.

Al invertir en soluciones de administración de portafolios y capacitar a su gente para usar KPI y Paneles de Control, es posible mejorar la probabilidad de éxito de los proyectos, aumentar la previsibilidad, tomar decisiones de ahorro de costos más rápidamente y obtener un mejor retorno de la inversión (ROI) en sus esfuerzos.

 

Empezando con PPM


Para obtener los beneficios mencionados anteriormente (y muchos más), las organizaciones deben madurar sus prácticas de PPM, capacitar y capacitar a aquellos con la mentalidad correcta para PPM, y proporcionarles soluciones de PPM efectivas, que brinden información clara y en tiempo real para el desempeño de la cartera y los proyectos en toda la organización.

Vea cómo EcoSys Portfolios puede ser una solución que puede ayudar a llevar los beneficios de PPM a su negocio.

Si quiere más información, contacte al email Jorge.rossini@hexagon.com o bien visitar nuestro sitio web en https://www.ecosys.net/

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