10 razones por el cual sus proyectos no están mejorando
Con los presupuestos cada vez más ajustados de hoy, las organizaciones necesitan una mayor visibilidad del desempeño de los proyectos y programas para garantizar que los fondos se estén gastando bien. Como resultado, los Controladores de Proyecto necesitan entregar información oportuna y precisa para moldear las decisiones de inversiones de manera proactiva.
Hexagon PPM se reúne regularmente con profesionales de control de proyectos en una variedad de industrias y los desafíos de control de costos que discutimos son comunes y generalizados. Estos desafíos surgen de diversas fuentes que van desde la preparación organizativa hasta el diseño de procesos y soluciones de proyectos.
Echemos un vistazo a nuestra visión de los 10 principales:
Numero 10: Controlador de Costos y no Analista de Costos
Hay una creciente frustración entre los profesionales de control de proyectos y se deriva de ser percibidos como "contadores" de costos, al encontrar que gran parte de su trabajo consiste en conciliar y asegurar que los datos registrados sean precisos. Solo ven información histórica y conciliaciones.
Su verdadera función debería ser en crear análisis de escenarios, planificar y analizar los resultados siempre mirando proyecciones hacia el futuro mediante la metodología de Valor Ganado, sin mirar atrás.
Número 9: Estimación, presupuesto y previsión efectiva.
La mayoría de las organizaciones no tienen un método consistente para el control de costos. Esto no es solo un problema de sistemas, sino que incluye una falta de estándares:
- ¿Tenemos un estándar para creación de estimación?,
- ¿Qué criterios tenemos para aprobar la estimación y que se torne presupuesto de ejecución?
- ¿Actualizamos los pronósticos constantemente?
- ¿Ejecutamos estas tareas de manera consistente en toda la organización para proyectos similares?
- ¿Existen puntos de referencia y medidas estándar para determinar el éxito?
Generalmente, la respuesta es no.
Número 8: Obtención de datos de progreso de múltiples (sub) contratistas
Intentar ejecutar un cronograma maestro integrado trayendo información de muchos contratistas y / o subcontratistas diferentes es una tarea problemática, especialmente en proyectos grandes con la participación de cientos de partes diferentes. Incluso la recopilación de datos de progreso en campo y la garantía de aprobaciones precisas de los subcontratistas pueden ser difíciles.
La problemática de saber qué es lo que está aconteciendo en el campo, sumado con la información inexacta o irregular que envían los terceros, obstruye la buena información o el análisis de un proyecto.
Número 7: Integración de cronograma y costo.
Los planificadores tienden a trabajar en términos de entregables (WBS) y actividades, mientras que los analistas de costos y contratos utilizan códigos de costos, transacciones, flujo de caja y períodos fiscales. Cada lado tiene típicamente diferentes gerentes que están revisando sus datos y cronogramas. La planificación y el costo también suelen utilizar diferentes herramientas para informar sus datos. Por lo tanto, obtener información de ambos lados para proporcionar una visión clara del desempeño del proyecto ha sido un gran desafío.
Número 6: Juntar información de fuentes múltiples
Además de los aspectos de planificación y costos de un proyecto, los proyectos deben juntar los datos de diferentes fuentes, como un sistema de time sheet, sistemas de gestión de activos, sistemas de adquisición, etc.
Muchas organizaciones finalmente usan hojas de cálculo de Excel para tratar de conciliar los datos extraídos de varias ubicaciones. Sin embargo, debido a la naturaleza compleja de algunos proyectos, y la falta de tiempo, el resultado a menudo se produce con datos no coincidentes e inconsistencias.
Esto se ve todavía más complejo ya que se ocupa más tiempo buscando información, que analizándola.
Número 5: Tiempo y esfuerzo involucrado con la presentación de informes
Un problema aún mayor que extraer información de diferentes fuentes, es el tiempo que lleva recopilar la información para hacer los reportes.
La solución típica para recopilar esta información es un proceso manual, que es tedioso, requiere mucho tiempo y es propenso a errores.
El tiempo de un ingeniero de proyectos es mejor gastarlo en analizar informes en lugar de construirlos.
Número 4: Gestionando la relación con el cliente.
Los clientes finales a menudo querrán ver la performance de costos y rendimiento de una manera que su organización no proporciona actualmente. Para los contratistas, estos clientes son los propietarios de los proyectos, pero incluso los clientes internos, como los ejecutivos u otras partes interesadas, pueden aumentar esta carga con solicitudes ad hoc.
A menudo vemos que las organizaciones centran gran parte de su tiempo y esfuerzo en generar informes para el cliente final en el formato que han solicitado. Esto desvía los esfuerzos de mejorar realmente el rendimiento del proyecto, que sería la mayor "recompensa" para el cliente.
Número 3: Precisión de los informes.
Una vez que se hayan recopilado los datos y se haya establecido el formato para un informe, debe asegurarse de que el mismo, sea preciso y comprensible. Por ejemplo, un informe sumario debe poder proporcionar detalles precisos en WBS o costos y proporcionar un nivel de claridad en el proyecto. Con todos los procesos manuales típicamente involucrados en los informes, la introducción de errores puede ser fatal para la toma diaria de decisiones.
Número 2: recursos insuficientes para los controles.
Parece que hay una demanda cada vez mayor de informes de costos, mejor planificación y análisis de escenarios. En entornos más complejos, para asegurar el éxito se requieren cantidades masivas de colaboración entre diferentes partes interesadas del proyecto. Esto ejerce una gran presión sobre los recursos limitados que tienen los proyectos de la organización. El desafío está en tener recursos suficientes para proporcionar informes detallados y precisos de manera oportuna.
Número 1: Control de cambios.
La gestión de cambios dentro de un proyecto puede ser el aspecto más difícil de la administración de costos. Si bien se puede establecer un presupuesto para un proyecto, inevitablemente habrá una variación o un cambio en el alcance.
Varias preguntas surgen debido a cambios: ¿Cómo afectó la variable al presupuesto y al forecast? ¿Se informaron todos los cambios con precisión? ¿El presupuesto actual y el forecast reflejan el cambio? En combinación con otros desafíos (recursos insuficientes, datos y sistemas desconectados, compilación manual de datos), un cambio mal administrado puede afectar gravemente la precisión de los informes y poner en peligro el éxito potencial de un proyecto.
Resumen
Estos desafíos pueden parecer grandes obstáculos entre usted y el éxito del proyecto. Afortunadamente hay una solución ... tecnología.
La solución EcoSys Enterprise Project puede ayudarlo a superar estos desafíos, brindando una fuente única de verdad para mantener su proyecto dentro del presupuesto y según lo planificado.
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Jorge Luis Rossini
EcoSys South América Director
Hexagon PPM