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13 buenas prácticas en gerenciamiento de contratos de proyectos

By Jorge Luis Rossini posted 07-23-2020 11:18 AM

  

13 buenas prácticas en gerenciamiento de contratos de proyectos

La mala gestión de contratos les cuesta a las empresas más de 20% de sus ingresos anuales. Específicamente, una vez que se firman los contratos, hay una actitud relajada y una tendencia a reaccionar tarde a los problemas en lugar de abordarlos de manera proactiva.

Por otro lado, tener buenas prácticas de gobernanza contractual puede generar ahorros de costos del 30% al 50%, relaciones a largo plazo con los contratistas y una ejecución más eficiente del proyecto. Aquí, discutimos 13 mejores prácticas que lo ayudarán a establecer los sistemas y controles correctos y cosechar los beneficios de la gestión meticulosa de contratos.

  1. Estandarizar la creación de contratos

El impacto de los documentos contractuales mal redactados puede ser severos: las compañías podrían perder millones y los daños a la reputación podrían poner en peligro su base de clientes. Los términos del contrato también varían según factores como la región y el tipo de servicio, lo que complica aún más el proceso de creación del contrato. No es de extrañar, entonces, que los equipos legales tienden a tomar semanas o incluso meses para redactar un contrato con precisión.

Construir un repositorio central con plantillas estandarizadas para los distintos tipos de contratos e integrarlas con sistemas de gestión que permitan extraer automáticamente plantillas específicas basadas en los requisitos puede reducir el tiempo y el dinero gastados en la creación de contratos a una cifra insignificante. El esfuerzo de una sola vez para crear plantillas también garantiza borradores sin errores con una cobertura completa de todos los términos y cláusulas legales.

  1. Seguimiento y gestión de aprobación de contratos

Una vez que se crean los contratos, se envían para su aprobación por parte de múltiples partes interesadas que incluyen equipos legales, financieros, de gestión y de productos.

La automatización de los flujos de trabajo de aprobación puede ayudarlo a convertir esto en un proceso eficiente y al mismo tiempo mantener historiales de auditoría. El aprovechamiento de la tecnología que aprueba previamente partes estándar del contrato reduce el tiempo dedicado a reunir las aprobaciones al llamar la atención de los aprobadores solamente sobre partes únicas del contrato.

La ambigüedad en la lista de aprobadores puede conducir a la falta de aprobaciones o incidentes de seguridad en los que partes no intencionadas ven un contrato confidencial. La definición de una lista de roles de aprobador para diferentes escenarios agiliza considerablemente el proceso, al tiempo que elimina los errores.

Finalmente, la integración del software de firma digital con el proceso de aprobación elimina todos los puntos de contacto manuales.

  1. Establecer KPIs de gestión de contratos

Después de la aprobación, a medida que el contrato se pone en marcha, es imprescindible definir métricas de rendimiento (KPIs) que ayuden a medir el progreso y el éxito de un contrato. Las métricas de medición e informes indican si los contratos están entregando los resultados esperados o si es necesario corregir el curso.

Por ejemplo, la eficiencia se puede medir rastreando el tiempo necesario para la creación, aprobación y finalización del contrato. Una gran cantidad de renovaciones reflejan una asociación de proveedores sólida y exitosa. Los KPI de ejecución del contrato, como los plazos cumplidos, la calidad entregada, etc. dan una idea de si el contrato debe renovarse o si se busca un nuevo proveedor.

 

  1. Evaluar y monitorear riesgos contractuales

Identificar los riesgos potenciales involucrados en un contrato es crucial antes y después de adjudicarlo.

Los riesgos pueden ser financieros (escalada de costos), la incapacidad de cumplir con el cronograma, no ofrecer características según las expectativas, etc.

 Los riesgos regulatorios y de cumplimiento también deben ser monitoreados, por ejemplo, comprometer la información confidencial de los clientes por parte de un contratista puede resultar en fuertes sanciones.

Traducir estos criterios de macro riesgo en parámetros específicos a nivel micro es esencial para obtener claridad sobre el cociente de riesgo de un contrato. Los datos anteriores sobre un proveedor pueden dar una idea de los parámetros que necesitan ser monitoreados.

  1. Balance de seguridad de la información y fácil acceso

Los contratos a menudo son confidenciales y solo a los ojos de ciertas personas. Por lo tanto, es necesario almacenarlos en un lugar encriptado que no se pueda violar. Sin embargo, la idea es no complicar demasiado las cosas en la medida en que los contratos no puedan ser accedidos fácilmente por aquellos que lo necesitan. Un repositorio central en la nube permite a todos acceder fácilmente a la información.


En lugar de asignar permisos a nivel individual, puede crear roles y grupos con diferentes privilegios. Los usuarios se pueden agregar a la función o grupo según los privilegios necesarios. Como medida de salvaguardia, se deben realizar verificaciones adecuadas y revisiones continuas para eliminar a los usuarios que ya no necesitan acceso, así como para marcar a los usuarios no autorizados.

 

  1. Establecer una buena comunicación contractual

La comunicación ineficaz entre la oficina central de compras de una organización y los contratistas puede dar como resultado oportunidades perdidas, borradores incorrectos y, en última instancia, relaciones fallidas. El método tradicional de confiar en las personas para fomentar las relaciones de manera ad hoc ya no funcionará.

Es fundamental establecer pautas sobre la frecuencia de comunicación y los canales de colaboración de equipos aprobados (correo electrónico, RFI, Submittals, Minutas de Reunión, etc.) junto con una lista de los principales interesados que deben mantenerse informados en todo momento.

Estos detalles deben integrarse en el ciclo de vida del contrato (antes, durante y después de la adjudicación del mismo) para que las partes interesadas estén al tanto en caso de revisiones en los documentos del contrato o cuando se identifiquen los riesgos.

  1. Resolver disputas de manera eficiente

Cuando se monitorean los KPI y supervisan los riesgos, terminamos identificando problemas que necesitan resolución. Del mismo modo, los problemas de comunicación entre los equipos pueden generar conflictos difíciles. La mejor manera de abordar tales disputas y reclamos es no dejarlos esperar por más tiempo o dejarlos desatendidos y arreglarlos rápidamente de manera formal antes de que se intensifiquen.

El desafío al hacerlo es la ambigüedad en los roles: a menudo no está claro quién es responsable de resolver un problema en particular. Al crear un grupo de trabajo de resolución de disputas que incluya representantes tanto de la organización como de los proveedores, así como de diferentes departamentos (legal, RRHH, finanzas, etc.), puede asignar responsabilidad a individuos específicos.

  1. Realizar revisiones regulares de cumplimiento contractual

Las verificaciones de cumplimiento contractuales frecuentes pueden ayudar a las empresas a evitar pagar grandes multas. Estas revisiones incluyen la validación de la adherencia a regulaciones externas locales (según corresponda), así como las obligaciones contractuales que son legalmente vinculantes. Los infractores pueden incurrir en multas significativas.
Es importante identificar una lista exhaustiva de criterios y configurarlos en los sistemas de gestión de contratos para que se envíen alertas por posibles violaciones. La identificación proactiva puede señalar cuellos de botella y se pueden tomar los pasos correspondientes (por ejemplo, asignar más recursos, reemplazar una solución tecnológica insegura).

  1. Anticípese y gestione el cambio contractual

Los términos contractuales no permanecen estáticos debido a factores desencadenantes como las necesidades comerciales cambiantes, los estándares de la industria y las regulaciones federales. Las estrategias de gestión del cambio ayudan a evaluar el impacto de dichos cambios y formular acciones concretas.

Por ejemplo, haga preguntas como: ¿puede el nuevo presupuesto anual acomodar el aumento del costo inflacionario? La acción resultante podría ser (en caso afirmativo) renovar los contratos con nuevas tarifas o (si no) renegociar el contrato o encontrar un nuevo proveedor rentable.

Este tipo de análisis de impacto debe realizarse, no solo en el momento de las renovaciones, sino a intervalos frecuentes. Es una gran oportunidad para observar más de cerca las relaciones con los proveedores y comprender qué funciona y qué no. Una buena práctica seria hacer what if análisis si uno tiene una solución de gerenciamiento de proyectos y contratos que incluya el efecto Forex como también la metodología de valor ganado o tendencia mostrando futuros cambios que puedan acontecer con la debida antecedencia.

  1. Automatizar

Todas las mejores prácticas discutidas hasta ahora pueden beneficiarse de la automatización. En algunos casos, es simplemente imposible ejecutarlas manualmente. Por ejemplo, imagine recopilar métricas de rendimiento de cientos de contratos, o gestionar aprobaciones, cambios y riesgos con hojas de cálculo manuales, o asegurar contratos en un lugar físico solo. Este enfoque es ineficiente, propenso a errores y no escalable.

Los gatillos, alertas e informes automatizados ayudan a detectar problemas de manera proactiva y resolverlos antes de que se intensifiquen. La automatización también permite ver la gestión de contratos como un proceso holístico en lugar de un conjunto de tareas aisladas. Esta administración de extremo a extremo brinda la oportunidad de escalar rápidamente y tomar decisiones más coherentes. Teniendo una solución de contratos que una el plazo al costo nos permitirá saber la tendencia usando la metodología de valor ganado. 

  1. Vaya a la solución móvil

 Si la automatización es el primer paso hacia la eficiencia y la ejecución correcta, la tecnología móvil aumenta el alcance de la automatización para casi todos los involucrados en el proceso de contratos, desde la administración hasta cada miembro que ejecuta contratos.

La tecnología móvil le permite recopilar y dispersar información rápidamente a un equipo diverso de contratistas y personas en el campo, sirviendo como un puente entre múltiples compañías y sus equipos. Su velocidad y facilidad de uso mantienen a las personas conectadas y motivadas, y les permite hacer las cosas más rápido.

  1. Benchmark del progreso y la performance

 El monitoreo continuo de los indicadores de desempeño cuantitativos, como los parámetros contractuales y las métricas de rendimiento, brindan muchos datos para analizar. Además, se dispone de datos subjetivos a través de canales informales de comunicación, debates sobre cambio y gestión de riesgos, etc.

Todos estos datos se pueden usar de manera constructiva comparando los datos históricos y los promedios de la industria.

Los datos anteriores pueden revelar cómo los indicadores del gasto han cambiado a través de años de compromiso contractual. Entonces puede dar una idea de si el contrato está progresando en la dirección prevista. Los datos de la industria revelan si la empresa gestiona los contratos mejor o peor que otros en el mercado.

Es importante comparar contratos entre diferentes proveedores con características similares, especialmente en el rendimiento

El tercer tipo de evaluación comparativa es comparar notas con los datos recopilados al final del contratista, reconocer cualquier variación y trabajar para alinear los dos lados.

 

  1. Aproveche los datos a través de la integración

 Recopilar datos de los usuarios sobre el desempeño del contrato es útil al redactar futuros contratos para productos o servicios similares. Sin embargo, los beneficios de los datos se extienden mucho más allá de eso.

La mejor manera de reunir todas estas prácticas es integrar los datos de cada silo en una plataforma integral de gestión de proyectos. Esto le permite construir un enfoque conectado donde los contratos no son solo un conjunto de acuerdos y cláusulas, sino que forman parte de un contexto más amplio: un proyecto, que luego se acumula en una cartera de varios proyectos.
Este enfoque general alinea los procesos contractuales con el resto del entorno de controles del proyecto y alerta sobre los excesos del proyecto.

Una forma lógica de tener los datos contractuales en un solo lugar es trabajar con lecciones aprendidas y así mejorar los contratos en un proceso de mejora continua.

Rendimiento de los proyectos corporativos para la gestión de contratos 

Para aplicar estas 13 mejores prácticas de manera rápida y simplificada a sus contratos e integrar datos contractuales con el total del proyecto y la cartera, es esencial aprovechar una plataforma de proyectos corporativa.

EcoSys ofrece una plataforma de desempeño de proyectos corporativa con las soluciones para administrar el ciclo de vida del contrato, controlar los costos, aumentar la performance, facilitar la colaboración entre propietarios, terceros y contratistas, y finalmente entregar proyectos exitosos alineados con sus objetivos organizacionales.

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Envíe email para Jorge.rossini@hexagon.com

 

 

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