Beneficios de la automatización en el proceso de control de proyectos
Capítulo 1 El problema
Ya sea que la empresa esté recibiendo el impacto de la globalización, se vea sometida a una baja rentabilidad o muestre pérdidas al final de su cuadro de resultados, este perdiendo participación en el mercado debido a los altos costos, carezca de capacidad de maniobra, desee dar guerra en el mercado, o se vea ante una falta de liquidez, recurre invariablemente a la reducción de costos.
Lo mismo ocurre con la Gerencia de Proyectos y su control. Las empresas comienzan a lo bobo a cortar costos, generalmente sin proyección estratégica, carente de método y sistema de información, que muchas veces no produce los resultados esperados en el corto plazo, y nunca logra objetivos ni en el mediano ni en el largo plazo.
Así por ejemplo en el deseo de suprimir excesos, se eliminan no sólo la gordura, sino que se destruye también músculos y nervios de la organización de control de proyectos.
Con el objetivo de mostrar mejores resultados en el corto plazo se eliminan los planes de capacitación y entrenamiento, con lo cual lo que no se gasta en capacitación se termina pagando con costos más elevados producto de menores niveles de productividad y calidad.
Por otro lado, con la presión actual para disminuir plazo y reducir costos, los directores ven en la automatización un gasto y no una inversión a largo plazo.
Llamamos automatización al proceso conjunto de software + procesos + procedimientos.
Si los mismos directores mandaren cuantificar cuantas personas tienen en la organización corriendo atrás de información se sorprenderían. Y lo peor de todos, es que los mismos profesionales, son los encargados de hacer reportes que siempre llegan tarde o con información histórica que a nadie le interesa, simplemente porque es pasado.
A su vez, si los mismos directores supieran que con sistemas de información se puede predecir el futuro en proyectos, verían con mejores ojos la implementación de la automatización. Eso se llama tendencia y es lo que les debería interesar.
Básicamente el sistema hace un análisis de la performance de la situación actual de los proyectos y con base a eso realiza una proyección a futuro del comportamiento del proyecto o grupos de proyectos.
En síntesis, cuales son los problemas:
- Planificación Pobre
• Procesos manuales y demorados
• Silos de Información/Ninguna Integración
• Alto índice de error humano
• Manipulación de información
• “Un tamaño es para todos” Sistemas y Procesos rígidos
• Insuficiencia de Recursos y Conocimiento para Controlar Proyectos
• Visibilidad de Reportes pobre y problemas de versionamiento
• Codificación de centros de costos inexistente.
• Tentar adaptar el sistema contable para controlar proyectos.
Poca habilidad de hallar y consolidar información
• 90% del tiempo buscando información y 10% Analizándola.
• Tomadores de decisión muchas veces no confían en la información
• Ejercito corriendo atrás de información.
Capítulo 2 La solución
¿En qué consiste la automatización del control de proyectos?
Básicamente es la automatización de la búsqueda de información para consolidarla en un sistema de información que da una reportabilidad en tiempo real.
Para esto realizamos interfaces automáticas:
1) Interfaz con ERP para traer Compras, Contratos y Pagos.
2) Interfaz con software de planificación para traer fechas y avance físico.
Las mencionadas interfaces no solo consiguen consolidar la información en tiempo real, sino que permiten brindar reportes de tendencia y alertas para tomar acciones correctivas mucho antes de que acontezcan.
Estas interfaces permiten un ahorro significativo de personal que lo único que hace es tentar quebrar los silos de información de los usuarios, para extraer lo que necesitan y generar los reportes generalmente muy tarde.
Resultados
Hemos hecho un análisis en empresas que hemos implantado la automatización y el ROI como también el ahorro de costos es significativo.
Para el cálculo del ROI que hicimos:
1) Mapear la cantidad de gente envuelta en gerenciamiento de proyectos.
El primer paso es hacer un levantamiento de todas las personas que trabajan en gerenciamiento de proyectos.
- Directas
• Indirectas.
• Terceros
2) Segundo paso es dividir las personas por proceso de negocio dentro de los proyectos
Ejemplo:
Estudios previos de escenarios
- Estimación
- Generación de reportes para aprobación
- Aprobación de presupuesto
- Control de información a extraer del ERP (Compras y Contratos)
- Control de información a extraer del ERP (pagos)
- Emisión y actualización de planillas Excel
- Consolidación de información
- Preparación de Reportes diarios, semanales y mensuales.
- Simulación de escenarios
- Control de información que viene de Contratistas.
- El tercer paso es analizar que procesos la implementación del sistema de información automatiza y valorizarlo.
Para la valorización se tomará el total por persona de:
- Salario de total
- Cargas sociales (incluyendo despido y vacaciones)
- Bonificaciones de fin de año
- Costo Empresa (Notebook , puesto de trabajo, alimentación, etc)
El resultado se multiplica por 12 meses.
4) El cuarto paso es el cálculo del retorno y ahorro
Que sería total del ítem 3 dividido el total de la inversión en software + implementación + procedimientos.
El resultado del ROI y ahorro es en todos los casos sorprendente. Tenemos casos de Contratistas de EPC donde el ROI fue de 6 meses y el ahorro más de U$ 6.000.000 en 5 años, pasando por mineras que el ROI fue de 7 meses y el ahorro en 5 años U$ 2.880.000, hasta llegar a empresas de Oil & Gas donde el ROI fue 4 meses y el ahorro en 5 años de U$ 5.760.000.
Por último tenemos claramente beneficios intangibles con la automatización del control de proyectos que son:
- Calculo de tendencia mediante la metodología de Valor Ganado
- Costo de oportunidad en EPC para iniciar reclamos ante Clientes Finales
- Mejor preparo ante reclamos de Contratistas y Owners
Mejor preparo para reuniones de proyectos teniendo todo en un solo lugar
- Flujo de caja proyectado (Económico y Financiero) más exactos
- Eliminar la duda de que versión de archivos estamos trabajando.
- Posibilidad de estandarizar el gerenciamiento de proyectos.
- Evitar silos de información
- Evitar manipulación de información
- 90% del tiempo analizando y solo 10% buscando
Quien requiera más información no duden en contactarme al email:
Jorge.rossini@hexagon.com