Excel es una de las herramientas más conocidas en la industria. Las implementaciones de Excel se pueden ver extensivamente en cualquier industria y es una de las herramientas más poderosas que se utilizan en los controles de proyectos. No hay ninguna limitación sobre lo que puedes hacer en Excel. Por ejemplo, es usado en los controles de proyectos en análisis de datos, gestión de proyectos, estimación, cálculos presupuestarios, gestión de recursos y asignación de los mismos a los proyectos dentro de las carteras, gestión de riesgos, gestión de cambios y muchas otras cosas más.
Pero, al igual que una moneda que tiene dos caras, hay pros y contras. Excel no es una excepción. Por ejemplo, puedo comenzar de manera simple en Excel, pero las cosas se complican lo suficientemente rápido a medida que seguimos agregando información.
Es engorroso analizar datos. Los gráficos y cuadros se pueden hacer en Excel, pero es complicado construirlos. Todos los usuarios de Excel estarán de acuerdo con esta afirmación: "Crear gráficos / tablas es complejo, requiere mucho tiempo y mantener las versiones actualizadas, es una pesadilla".
Incluso comenzar desde una hoja de cálculo en blanco puede ser intimidante y desafiante al comienzo de un nuevo proyecto. Algunos podrían argumentar que hay templates en Excel para que, como usuario, no comencemos desde una hoja de cálculo en blanco.
¡Estoy de acuerdo hasta cierto punto con esto!
¿Como Excel es tan versátil, quien me asegura que los templates estipulados se respeten?
Además, los informes que deben generarse y la colaboración durante los proyectos deben realizarse fuera de Excel.
Incluso si Excel se utiliza en proyectos, no es una solución practica para administrar proyectos en estos tiempos. Existe la necesidad de herramientas de performance que puedan desarrollar informes, gráficos, paneles de control de usuarios con un solo clic (dado que hay una cierta medida de configuración necesaria para lograr los resultados), colaboración con los miembros del equipo y con otras herramientas, incluida Excel. Trabajar con los datos más precisos / más recientes y no preocuparse por los problemas de reparación, ahorra innumerables horas de trabajo al administrar tareas y proyectos.
Analicemos algunos de los valores del uso de herramientas de performance de proyectos corporativos.
- Paneles de Control de Usuarios
Los paneles de control son una excelente manera rápida de ver el estado de sus proyectos y se pueden adaptar de acuerdo con los roles dentro de la organización. Los Paneles se puede configurar para que los usuarios puedan ver el progreso de los proyectos, los cambios que suceden dentro del mismo, los riesgos involucrados en el proyecto y el nivel de riesgo general del proyecto (s). Los presupuestos del proyecto se pueden ver de un vistazo. El PC proporciona información valiosa que es relevante para el proyecto y es algo dinámico y no estático como Excel.
- Flujo de Caja proyectado.
El flujo de caja proyectado es crítico para el control del proyecto y pueden ser extremadamente desafiante en Excel. Especialmente, cuando hay diferentes métodos y se pueden aplicar dentro de numerosos niveles de WBS dentro de los proyectos. El flujo de caja proyectado es de gran valor, ya que un valor global se puede dividir durante la duración del proyecto y se puede ver en el periodo que se necesite mediante un informe del proyecto. El flujo de caja proyectado proporciona visibilidad en los costos, como saber cuándo se espera gastar exactamente el dinero en el proyecto. Esta es información es útil para el gerente del proyecto y otro personal importante, como el Gerente Administrativo Financiero. Es una gran manera de mantenerse dentro del presupuesto.
Quien no trabaja con flujo de caja proyectado termina usando bolsas de dinero para pagar los contratistas, básicamente porque tiene miedo de no tener flujo suficiente para pagar las mediciones.
- Charts/gráficos.
"Una imagen vale más que mil palabras". Gráficos pueden responder a estas preocupaciones que se mencionan a continuación:
- Me gustaría ver cuánto tiempo se necesita para llevar a cabo una actividad en mi proyecto.
- Me gustaría ver el estado de finalización del proyecto.
- Me gustaría ver el estado del presupuesto completo del proyecto junto con los contratos mensualmente.
- Me gustaría ver el presupuesto actual, el pronóstico actual, los datos reales en un solo gráfico.
- Me gustaría ver el cuadro de riesgos.
- Me gustaría ver el consumo de la mano de obra, los materiales y otros costos mensualmente durante el proyecto.
¿Usted se puede imaginar el esfuerzo que significa hacer todos estos gráficos en Excel?
¿Puede tener certeza absoluta de que la información viene de una fuente confiable o de otra planilla Excel?
Una herramienta de control de performance permite hacer esta configuración grafica una vez y para siempre, teniendo la información cuando se precisa.
- Colaboración
Actualmente, la comunicación entre los recursos se realiza en múltiples plataformas (correo electrónico, skype y otras plataformas). No hay forma de rastrear la comunicación relativa a una tarea ya que está relacionada con múltiples plataformas. Las herramientas de control de performance corporativo permiten la comunicación dentro del sistema, de modo que toda la información se puede rastrear y documentar dentro de la herramienta.
- Confidencialidad.
La confidencialidad de los datos y las preocupaciones de seguridad son de suma importancia en la industria hoy en día y no pueden verse comprometidas a cualquier costo. Especialmente cuando la información se distribuye en múltiples plataformas, mantener la confidencialidad de los datos puede ser un desafío. La administración basada en la nube es una buena forma de mantener la seguridad de los datos.
Los archivos de datos de comunicación y proyecto que son relevantes para las tareas se pueden almacenar en una sola ubicación dentro de la base de datos que pertenece a las herramientas de performance del proyecto de la empresa.
Las herramientas de performance de proyectos corporativas son muy importantes para el éxito de los proyectos. Brindan datos útiles sobre los mismos, minimizan sorpresas en la ejecución del proyecto y se mantiene la confidencialidad.
De más está decir que con Excel no solo no tengo confidencialidad, sino que también corro el riesgo de que la información sea manipulada.
- Versionamiento.
Teniendo información en varias planillas Excel y de fuentes diferentes, saber cuál es la versión correcta es un desafío constante. Si a esto sumamos que tenemos que consolidar información, la cosa se complica aún más.
El síndrome de usuario individual juega un papel muy importante en la cultura de la organización y hay que romperlo. Solo lo podemos hacer colocando una herramienta de control flexible que permita que el usuario trabaje cómodamente, como si trabajara con Excel, pero en un ambiente controlado mediante estándares de ejecución.
- Recupero en caso de desastre
De más está decir, que un sistema de información corporativo está respaldado por un sector de TI que solo trabaja para eso. Como parte del síndrome de usuario individual, las personas, lo menos que hacen es resguardo de su información y se vuelven esenciales para la organización, cuando lo que tendría que ser esencial es solo los procesos y la información.