In construction, change is inevitable. No matter how detailed the drawings, how precise the planning, or how well-negotiated the contract, projects rarely unfold exactly as imagined at the signing table. Unexpected conditions appear, client needs evolve, regulations shift, and designs are clarified.
Simple Contract Essentials
The contractor is obliged to implement the original agreed contract. Unless the contract provide such mechanism for changes, the parties will need to conclude a new contract for each variation.
Variation Orders (VOs)-sometimes called change orders-are the formal mechanism to manage this reality. They allow projects to adapt while maintaining fairness between employer and contractor. Yet, when handled poorly, they are among the most common triggers of disputes, delays, and cost overruns.
This article explores variation orders not as dry contractual clauses, but as a living practice that shapes the fate of projects.
Why Variation Orders Exist
Construction is unlike manufacturing: the "product" doesn't exist until it's created on site. That makes change unavoidable. A wall may clash with structural beams, soil conditions may differ from reports, or a client may require additional functionality.
The contract provides against this by including variation mechanisms. When used correctly, these mechanisms keep the project adaptable while ensuring both sides are treated fairly. Likewise, payment and extension of time mechanisms.
The Spectrum of Variations
Variation orders come in many forms:
• Additions: New work or scope introduced mid-project.
• Omissions: Removal of agreed work no longer needed.
• Substitutions/Alterations: Changes in materials, specifications, or methods.
• Unforeseen Conditions: Variations due to hidden ground or site realities.
• Statutory/Regulatory Changes: Adjustments caused by new legal or environmental requirements.
• Provisional Sums: Allowances in the contract for not fully defined work, which, once instructed, become formal variations. The initial sum is adjusted to the actual cost of the work with overhead/profit as it progresses, potentially changing the total contract price. Sometimes, it's used with nominated subcontractor as the case may be.
Right/Authority and Permission in Standard Forms
Contracts define who can issue instructions and how they should be valued (e.g., unilateral or bilateral variation order):
• FIDIC (Red Book 2017, Clause 13): The Engineer may initiate variations through instructions. If rates are missing, new rates are derived from cost plus profit. Clauses 13 and 20 also tie variation to claims procedures, with Clause 8.5 addressing time extensions.
• JCT (2016): Variations may be treated as "Relevant Events" (time) or "Relevant Matters" (cost). For example, clause 2.29 allows extensions of time, while clause 4.22 provides for additional costs.
• NEC4 (ECC): Changes are treated as "Compensation Events." The contractor submits quotations including cost and time impacts; the Project Manager assesses and responds.
• AIA (U.S. Standard Form): Change Orders and Construction Change Directives allow modifications, with disputes resolved through mediation, arbitration, or courts.
These mechanisms demonstrate that while the terminologyterminology differs, the principles of authority, valuation, and fairness remain consistent across jurisdictions.
The Case of Impermissible Changes
Not all changes are permissible under the contract.
A landmark case, Blue Circle Industries Plc v Holland Dredging Co (1987), illustrates this. The employer instructed dredging works that went beyond the original scope, effectively changing the character of the contract. The court held this was not a variation, but entirely new work requiring a separate agreement.
The lesson is clear: a variation must remain within the nature and character of the original contract. If it transforms the project into something fundamentally different, it becomes impermissible.
Valuation and Consequences
When variations are legitimate, valuation becomes the next challenge. Contracts typically follow this sequence:
1. Use existing rates from the bill of quantities or schedule.
2. Derive new rates where none exist, based on reasonable cost plus profit.
3. Account for provisional sums-when the employer instructs work covered by a provisional sum, it becomes a variation that must be measured, valued, and formally added to the contract sum.
4. Allow for time impacts, including disruption, resequencing, or acceleration.
5. Document everything-labour, equipment, records, and correspondence.
Consequences of mismanagement:
• Effective VO Management = transparency, trust, and stable delivery.
• Poor VO Management = disputes, overruns, and delays.
• Impermissible Variations = legal disputes and breach of contract.
Best Practices for Professionals
1. Clearly define variation clauses in the contract, including provisional sums.
2. Ensure all instructions are in writing, not verbal.
3. Use contractual valuation mechanisms transparently.
4. Maintain communication and early notice of potential changes.
5. Respect contractual boundaries-impermissible changes are not "variations."
Closing Reflection
Variation Orders are inevitable-but they don't have to be destructive. When managed properly, they are tools of adaptability, allowing projects to respond to real-world challenges while keeping relationships balanced.
The danger lies in treating every instruction as a "variation." The boundary between permissible and impermissible changes-shaped by both contract clauses and case law-is where many projects stumble. Respecting that boundary is what separates successful project management from costly disputes.
⸻
👉 What has been your most challenging variation order experience? Was it resolved through collaboration-or conflict?
#Construction #Contracts #ProjectManagement #VariationOrders #DisputeResolution
__________________________________________________________________
✦ الأوامر التغييرية في المشاريع الإنشائية: إدارة التغيير دون فقدان السيطرة
في عالم الإنشاءات، التغيير أمر لا مفر منه. مهما بلغت دقة الرسومات أو جودة التخطيط أو صرامة التفاوض على العقد، نادرًا ما تسير المشاريع كما هو متصور عند توقيع العقد. قد تظهر ظروف غير متوقعة، تتغير احتياجات العميل، تصدر لوائح جديدة، أو تُجرى تعديلات على التصميم.
هنا تأتي الأوامر التغييرية – أو أوامر التغيير – كآلية رسمية لإدارة هذا الواقع. فهي تسمح للمشاريع بالتكيف مع المستجدات مع الحفاظ على العدالة بين صاحب العمل والمقاول. لكن عندما تُدار بشكل غير صحيح، تصبح من أكثر أسباب النزاعات والتأخيرات وتجاوز التكاليف.
لماذا توجد الأوامر التغييرية؟
الإنشاءات تختلف عن التصنيع: المنتج لا يكون موجودًا حتى يتم بناؤه في الموقع. وهذا يجعل التغيير أمرًا حتميًا. قد يتعارض جدار مع عوارض، أو تختلف ظروف التربة، أو يطلب العميل وظيفة إضافية.
العقد يتعامل مع هذا من خلال آليات التغيير، التي تحافظ على مرونة المشروع وتضمن العدالة للطرفين.
أنواع الأوامر التغييرية
• الإضافات: أعمال جديدة تُضاف أثناء التنفيذ.
• الحذوفات: إلغاء أعمال لم تعد مطلوبة.
• الاستبدالات/التعديلات: تغيير في المواد أو المواصفات أو طرق التنفيذ.
• الظروف غير المتوقعة: تغييرات ناتجة عن ظروف خفية في الموقع.
• التغييرات القانونية/التنظيمية: تعديلات تُفرض بسبب قوانين جديدة.
• الأشغال الاحتياطية (Provisional Sums): مبالغ مخصصة في العقد لأعمال غير محددة مسبقًا تتحول عند إصدار التعليمات إلى أوامر تغييرية واجبة القياس والتقييم.
السلطة والإذن في العقود القياسية
• FIDIC: يمنح المهندس سلطة إصدار أوامر تغييرية وفقًا للبند 13، مع آليات تقييم واضحة إذا لم تكن هناك أسعار.
• JCT: يعتبر بعض التغييرات "أحداثًا ذات صلة" تؤثر على الوقت أو "مسائل ذات صلة" تؤثر على التكلفة.
• NEC4: يعالج التغييرات كأحداث تعويضية مع تقييم مشترك للتكلفة والوقت.
• AIA (الأمريكي): يستخدم أوامر التغيير أو التوجيهات مع آليات لحل النزاعات بالتحكيم أو المحاكم. هذه النماذج تُظهر أن المبادئ واحدة: سلطة واضحة، تقييم عادل، وإجراءات موثقة.
التغييرات غير المسموح بها
ليست كل التغييرات مشروعة
. في قضية Blue Circle v Holland Dredging (1987)، حاول صاحب العمل فرض أعمال تجريف تتجاوز نطاق العقد الأصلي، مما غير طبيعة المشروع. المحكمة قضت بأن هذا ليس أمرًا تغييريًا بل عمل جديد يتطلب عقدًا منفصلًا.
الدرس: يجب أن تبقى الأوامر التغييرية ضمن طبيعة وأساس العقد. إذا غيرت جوهر المشروع بالكامل، فهي غير مسموح بها.
التقييم والعواقب
التقييم عادةً يتبع هذا التسلسل:
1. استخدام الأسعار الموجودة.
2. وضع أسعار جديدة عند غياب الأسعار المناسبة.
3. احتساب الأشغال الاحتياطية كأوامر تغييرية بمجرد إصدارها.
4. تقدير الأثر الزمني والتأخيرات.
5. التوثيق الكامل لكل مرحلة.
العواقب:
• إدارة جيدة = ثقة وشفافية وتسليم مستقر.
• إدارة سيئة = نزاعات وتجاوزات زمنية ومالية.
• تغييرات غير مشروعة = خرق تعاقدي ودعاوى قانونية.
أفضل الممارسات
1. تحديد الأوامر التغييرية بوضوح في العقد بما يشمل الأشغال الاحتياطية.
2. الالتزام بالإجراءات الرسمية وعدم قبول الأوامر الشفهية.
3. التقييم العادل والشفاف للتكلفة والوقت.
4. تعزيز التواصل والإشعارات المبكرة.
5. احترام حدود العقد وعدم التعامل مع التغييرات غير المسموح بها.
الخلاصة
الأوامر التغييرية أمر حتمي لكنها ليست دائمًا عبئًا. إدارتها بشكل صحيح يجعلها أداة للتكيف، تحافظ على توازن العلاقات وتدعم نجاح المشروع.
الخطر يكمن في التعامل مع أي تعليم على أنه تغييري. الخط الفاصل بين التغييرات المسموح بها وغير المسموح بها – كما حددته العقود والقوانين – هو ما يميز الإدارة الناجحة للعقود عن النزاعات المكلفة.
⸻
👉 ما هو أصعب أمر تغييري واجهته في مشروعك؟ وهل تم حله بالتعاون… أم بالصراع؟
#إدارة_المشاريع #العقود #الأوامر_التغييرية #حل_النزاعات
------------------------------
Mohamed Hegazy
Project Control Manager
Yanbu
magedkom@yahoo.com------------------------------