Porque los KPI en Proyectos son tan importantes
En este enfoque, es fundamental establecer un conjunto estándar de Indicadores clave de performance (KPI) en toda la organización. El propósito detrás del establecimiento de estas métricas es configurar un método para medir constantemente lo que se ha acordado como importante para mostrar los éxitos del proyecto (y de la organización).
Las plataformas de la solución Enterprise Project Performance (EPP) facilitan este enfoque al integrar procesos que abarcan el ciclo de vida completo de los proyectos, que incluyen:
- Gestión de la cartera de proyectos (Proyectos): le ayuda a priorizar, seleccionar, alinear estratégicamente y gestionar proyectos en todas las carteras, desde el inicio hasta el cierre.
- Control de proyectos corporativos (Portafolio): mejora los resultados del proyecto al aumentar la eficiencia, mejorar la productividad y aumentar la previsibilidad en la próxima nueva era de proyectos de capital.
- Administración de contratos (Contratos): administre sus contratos de manera efectiva mediante la implementación de las mejores prácticas para la comunicación, el seguimiento y las acciones correctivas.
Al integrar estos procesos y los subprocesos, puede eliminar errores comunes y silos de información que inhiben la visibilidad de la performance. A su vez, tiene el potencial de maximizar completamente los retornos y los márgenes en todos los proyectos.
SMART KPIs en proyectos
Al desarrollar KPI para su organización, es importante asegurarse de que sean KPI SMART. Esto significa que debe asegurarse de que los KPI de su proyecto sean seleccionables, medibles, alcanzables, realistas y en tiempo. SMART es una guía útil para establecer objetivos, y se ha demostrado que aumenta las posibilidades de lograr un objetivo.
Todos estos elementos deben tenerse en cuenta en los KPI integrados en una buena solución de EPP.
Tipos de KPI del proyecto para la medición de la performance
Es posible prosperar en el nuevo formato utilizando Enterprise Project Performance para aprovechar los indicadores clave de performance que se dividen en tres categorías:
- KPIs Eficientes
La eficiencia de los KPI permite a los equipos reducir el tiempo necesario para realizar tareas. Estos pueden incluir medidas como:
- Tiempo estimado y real para realizar tareas.
- Número de reportes y revisión de estos.
- Informar los plazos del ciclo de vida de los sistemas.
- Tiempo de respuesta a las acciones fruto del flujo de trabajo.
- Uso de herramientas y procesos comunes.
- Frecuencia de tareas entregadas a tiempo.
- Número de recursos involucrados en múltiples proyectos
- KPIs de Previsibilidad
Los KPI de previsibilidad conducen a una identificación más temprana de los problemas y permiten la acción correctiva para reducir los costos y los excesos de planificación. Estos incluyen cosas como:
- Número de cambios de forecast fuera de tiempo.
- Variación entre la línea base del presupuesto y los datos reales finales.
- Número de proyectos terminados a tiempo.
- Numero de proyectos terminado fuera de tiempo
- Consistencia del índice de rendimiento de costos (CPI) y el índice de rendimiento de planificación (SPI)
- Número de versiones presupuestarias antes de la definitiva.
- Contingencia asignada a proyectos y su comportamiento
- Número de proyectos cancelados.
- Control de KPIs
Los KPI de control ayudan a los equipos a mejorar el rendimiento de cada proyecto en la cartera y a ganar consistencia en la entrega de los mismos al hacer cumplir los estándares. Ejemplos de KPI de control son:
- Cantidad de retrabajo del proyecto
- Tiempos de respuesta de acción / consulta.
- Consistencia en el uso de términos, clasificaciones, categorías y tipos.
- % de riesgos gestionados y / o mitigados.
- Calidad e integridad de los entregables del proyecto
Impactos financieros de medir y mejorar los KPI del proyecto
Estas nuevas herramientas de medición desbloquean el potencial de mejoras significativas en los resultados financieros y comerciales:
- Reduzca los costos del proyecto en un 10% a 20%. Este es el resultado de un forecasting y una tendencia precisa, una mejor utilización de los recursos y un control del riesgo más eficaz.
- Reduzca los costos de oportunidad de 10% a 30%. EPP hace esto posible al permitir que los líderes de proyectos seleccionen los proyectos correctos y ayudar a las organizaciones de proyectos de capital a asignar recursos de manera efectiva a los mismos.
- Reduzca los costos relacionados de TI y PMO en un 20% a 40%. Dichas reducciones de costos son posibles al aprovechar EPP para consolidar las herramientas aisladas de una organización. El EPP también reduce los costos de PMO al automatizar los procesos de reportes, estandarizar los procesos y eliminar las actividades manuales que son propensas a errores humanos.
Conclusiones
Si los KPI correctos no se rastrean de manera efectiva, será difícil para una empresa obtener información confiable sobre los procesos que necesitan mejoras, así como procesos efectivos que deberían replicarse en todos los proyectos. Es importante monitorear la combinación correcta de indicadores clave de performance para que una empresa pueda seguir siendo competitiva y al mismo tiempo lograr un desempeño financiero favorable a corto plazo.
Los KPI esenciales pueden arrojar luz sobre la performance y el éxito de un proyecto. Deben ser mantenidos por todas las partes involucradas en un proyecto de capital. La tecnología EPP puede proporcionar una ventaja competitiva al ayudarlo a agregar y medir estos KPI críticos a sus proyectos.
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Entre en contacto con Jorge Rossini (
Jorge.rossini@hexagon.com) responsable de Project Performance en Sud América